Rikskansler Axel Oxenstierna ville tillsätta en arkivsekreterare som skulle skydda alla rikets handlingar och se till att de var ställda i en god ordning så att de snabbt kunde hittas. Vidare skulle alla som arbetade på Riksarkivet ha en god utbildning samt kunna latin och tyska. Den förste arkivsekreteraren blev Peder Månsson senare adlad Utter (hans namn står i marginalen näst högst upp till vänster i kansliordningen).
Sedan den 16 oktober 1618, då Oxenstierna författade Kansliordningen för Rijkzens Archivum, har Riksarkivet haft det högsta ansvaret att förvara och skydda de historiska källorna. Kansliordningen finns transkriberad i pdf:en här intill.
Riksarkivet förvarar främst arkivhandlingar från den svenska statliga och regionala förvaltningen, från myndigheter och andra organ, men har även en stor del arkiv levererade från både rikstäckande och lokala föreningar, enskilda personer och godsarkiv.
Dessa arkiv förvaras på pergament, papper, mikrofilm och på digitala medier, totalt drygt 80 hyllmil och denna informationsskatt är väl skyddad i Riksarkivets byggnader.
Att använda arkivinformation från den offentliga förvaltningen är i Sverige sedan 1766 års tryckfrihetsförordning envars rättighet. Det görs dock undantag för sekretessbelagda handlingar och visst ömtåligt äldre material. Många av de äldsta dokumenten finns dock reproducerade i digital form och flera finns utlagda på nätet.
